Smarter Dokumentieren per App

Apps vereinfachen die Erfassung von Schäden oder Mängeln und steigern die Rechtssicherheit. Was können Dokumentations-Apps für Tablets oder Smartphones, und wie unterscheiden sie sich?

Restaurierungsarbeiten auf Baustellen, Schäden, Mängel oder der Baufortschritt wurden bisher mit Bleistift, Papier und einer Digitalkamera dokumentiert. Wer stattdessen eine Smartphone- oder Tablett-App einsetzt, reduziert den dafür notwendigen Zeitaufwand. Die Auswahl der richtigen Software hängt allerdings davon ab, was man konkret machen will: Einige Programme sind auf Bautagebücher oder Bautagesberichte spezialisiert, andere unterstützen die Erfassung von Schäden und Mängeln. Nur wenige können alles.

Digital, statt analog

Die herkömmliche Erfassung von Schäden und des baulichen Zustands im Zusammenhang mit der Restaurierung von Bauwerken, die Dokumentation von Baustellenaktivitäten und des Baufortschritts, von Behinderungen, Materialfehlern oder fremdverursachten Schäden und Mängeln ist sehr zeit- und arbeitsaufwendig: Auch das Führen von Bautagebüchern oder Bautagesberichten ist sehr arbeitsintensiv. Vor-Ort-Daten müssen schriftlich notiert und anhand von Fotos dokumentiert werden.

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Die Dokumentationen und Berichte werden später im Büro mit Office-Programmen erstellt und per E-Mail, Fax oder Post an Projektbeteiligte verschickt. Kopien werden in Ordnern abgelegt und zu Erledigendes auf Wiedervorlage gelegt. All das generiert Mehraufwand. Mit speziellen Baudokumentations-Apps lassen sich Medienbrüche vermeiden und Arbeitsabläufe optimieren. Außerdem entfällt das umständliche Hantieren mit Notizblock, Bleistift und Digitalkamera.

Stattdessen werden mit Smartphones oder Tabletts und den entsprechenden Apps die Vor-Ort-Informationen per Text und Bild digital erfasst und sofort zugeordnet. Das erübrigt das nachträgliche Eintippen, Sortieren, Zuordnen und Verorten manuell notierter Daten. Eingabemasken mit strukturierten Abfragen und Textbausteinen beschleunigen einerseits die Erfassung, sorgen aber auch dafür, dass Wichtiges nicht vergessen wird.

Da bei der Mängelverfolgung oder Bautagesbericht-Erstellung auch rechtliche Aspekte und Fristen zu beachten sind, unterstützt die Software auch das Erstellen rechtssicherer Unterlagen oder die Fristenverfolgung. Neben Dokumentationsfotos lassen sich auch gescannte Pläne, Planausschnitte oder Dokumente einbinden, häufig auch Sprachnotizen oder Videosequenzen. Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Größe, Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweispfeilen, Maßen und Bildkommentaren ergänzt werden.

Wertet die Software GPS-Daten der mobilen Hardware aus, können Fotos auch verortet werden, sodass man auf Anhieb weiß, was auf welcher Baustelle oder an welcher Stelle im Steinlager oder Steinbruch fotografiert wurde. Aus den erfassten Daten lassen sich über individuell anpassbare Vorlagen sofort Bautagesberichte, Mängelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden. Fristen können zur Terminüberwachung an den Terminkalender, z.B. von Microsoft Outlook, übergeben werden, sodass terminlich nichts anbrennt.

Was wird wie dokumentiert?

Damit Restaurierungs- und Renovierungsarbeiten, Bau- oder Montageabläufe später nachvollzogen werden können, sollten wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen vor Ort dokumentiert werden. Erfasst werden sollten ausgeführte Arbeiten, anwesende (Sub-) Unternehmen, Materialeingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Besprechungen, Prüfungen und Aufmaße, besondere Vorkommnisse, Witterungsverhältnisse und anderes mehr.

Baustellen-Dokumentationen sind eine wichtige Informationsgrundlage bei Störungen des Bauablaufs oder bei eventuellen Streitigkeiten mit anderen Baubeteiligten, beispielsweise bei Nachtrags- oder Ersatzforderungen oder wenn Ursachen von Baumängeln oder Terminverzögerungen aufzuspüren sind etc. Dokumentationen dienen aber auch als Nachweis bei der Rechnungsstellung oder für die Projektdokumentation. Deshalb sollten sie auch persönliche Notizen als Gedächtnisstütze oder kommentierte Fotos enthalten.

Wird kontinuierlich dokumentiert, entsteht ein umfangreiches Protokoll der Bauausführung, das im Streitfall den Verfasser entlasten kann. Kann dieser Baustellenaktivitäten lückenlos dokumentieren, hat er bei gerichtlichen Auseinandersetzungen meist die bessere Position. Mit der digitalen Dokumentation entsteht zudem quasi nebenbei eine Informationsdatenbank, die für später (Um-)Baumaßnahmen, die Gewährleistungsdokumentation oder für Statistiken und zur Qualitätskontrolle genutzt werden kann.

Lesen Sie weiter in der STEIN 3/2021.