Erfolgreiches Eventmanagement

446 Aussteller und 15.161 Besucher waren 2015 auf der internationalen Fachmesse für Naturstein und Natursteinbearbeitung Stone+tec in Nürnberg. So ein Großevent will gut organisiert sein. Veranstaltungsleiterin Beate Fischer von der NürnbergMesse weiß, worauf es bei der Planung ankommt und gibt uns einen kleinen Einblick in das Thema „Eventmanagement“.

STEIN: Was sind Ihre Aufgaben als Veranstaltungsleiterin der Stone+tec?

Beate Fischer: Als Veranstaltungsleiterin ist man für die gesamte Planung des Events verantwortlich. Das fängt schon mit der Hallenbelegung an. Die Hallen müssen nicht nur während der Laufzeit frei sein, sondern auch zur Vor- und Nachbereitung. Umrüstzeiten müssen eingeplant werden. Im nächsten Schritt muss geklärt werden, was die Messe abbilden soll. Daraufhin wird das Produktverzeichnis erstellt, Themen für mögliche Sonderschauen definiert. Bereits diese ersten Schritte erfolgen in enger Abstimmung mit den unterschiedlichen Interessensvertretern. Da gehören natürlich die Austeller dazu, aber auch Verbände, die Fachpresse und die Besuchergruppen. Daraus wird dann ein Veranstaltungskonzept entwickelt. Im nächsten Schritt folgt die Erstellung eines Zeitplans mit den nächsten Meilensteinen. Ab diesem Zeitpunkt steigt der Vertrieb aktiv ein. Natürlich kann man erst organisieren, wenn man die Aussteller auf seiner Seite hat. Das Vertriebskonzept ist ausschlaggebend für alle weiteren Schritte. Dann geht es in die Hallenplanung. Wenn es unterschiedliche Branchenschwerpunkte gibt, stellen sich die Fragen: Macht man eine Mixplanung? Teilt man die Hallen nach Branchen auf? Wie viel Volumen ist von welcher Branche zu erwarten? Entsprechend muss man die Hallen dann inhaltlich konzipieren. Und schließlich geht es natürlich auch in Ausstellergespräche für die konkreten Platzierungen.

Wie viele Leute arbeiten an einem Großevent wie der Stone+tec mit?

Das lässt sich nicht genau beziffern. Es arbeiten ja nicht nur wir, das Projektteam der NürnbergMesse, daran. Wir haben innerhalb der NürnbergMesse auch eine Kommunikationsabteilung mit Pressevertretung. Wir haben eine Werbeabteilung, die die Gestaltung, das Layout und Drucksachen macht. Das digitale Marketing kümmert sich um alles, was den Webseitenauftritt umfasst. Wir haben ein Besuchermarketing, die sich speziell um die Besuchergruppen und die Mailings kümmern. Wir haben Techniker im Haus: Veranstaltungstechnik und Logistik. Dazu kommen noch viele Servicepartner, mit denen wir Hand in Hand arbeiten: Messebauer, die Energieversorger, Gastronomie, Parkplatzbewachung und so weiter.

Wie viel Vorlaufzeit muss man für eine Messe wie die Stone+tec für Planung und Organisation einkalkulieren?

Je nachdem welchen Rhythmus eine Veranstaltung hat, beginnt man mit der Planung zwei bis sechs Jahre im Voraus. Die Schritte sind je nach Projektphase unterschiedlich intensiv. Gerade befasse ich mich natürlich mehr mit der Stone+tec 2018 als mit der 2020, aber für 2020 hat schon die Hallendisposition und –abstimmung hier am Gelände stattgefunden.

Bei der Stone+tec wollen wir wieder gemeinsam einen StudentDay auf die Beine stellen – sozusagen eine Veranstaltung während der Veranstaltung. Welche Erfahrungen haben Sie mit Events gemacht, die Sie gemeinsam mit einem externen Partner geplant haben?

Sehr positive Erfahrungen, insbesondere was die Stone+tec angeht. Als Messeveranstalter ist es für uns wichtig, die richtigen Partner zu haben, mit denen man Höhepunkte während des Events setzen kann. Und dazu gehört natürlich auch ein StudentDay, der gut vorbereitet sein will und entsprechend vermarktet werden muss. Wir arbeiten mit vielen Multiplikatoren zusammen, um ein Rahmenprogramm auf die Beine zu stellen. Wir als Veranstalter können thematisch gar nicht so tief drin sein. Deshalb sind Partner wie Fachzeitschriften oder Verbände extrem wichtig.

Wie wird ein Event zu einem echten Erfolg?

Ausschlaggebend ist, dass man die Veranstaltung zur richtigen Zeit am richtigen Ort hat und mit den richtigen Partnern zusammenarbeitet. Ein Erfolg ist das Event für uns dann, wenn alle Seiten – Aussteller und Besucher – zufrieden sind und es für die nächsten Jahre ein fixer Termin wird.

Glauben Sie, dass auch kleine Handwerksbetriebe Kundenveranstaltungen oder Hausmessen als Marketing-Instrument nutzen sollten?

Events bieten natürlich die Möglichkeit, viele Kunden an einem Ort zu treffen mit überschaubarem Aufwand. Sie treffen Kunden, die sie sonst vielleicht nie angesprochen hätten. Auch kleine Handwerksbetriebe sollten diese Plattform, die ihnen da geboten wird, nutzen. Was das Handwerk noch mehr nutzen sollte, sind Branchenevents – sei es nun eine Messe oder eine andere Veranstaltung. Branchenevents bringen die Branche wirklich zusammen und haben großes Potential.

Gibt es Hilfsmittel, die bei der Planung eines Events unverzichtbar sind?

Ohne kleine Helferchen geht es in der heutigen Zeit natürlich gar nicht mehr. Wir arbeiten mit Programmen, die für Organisatoren ausgelegt sind. Wir planen beispielsweise mit einem CAD-Programm, das verbunden ist mit unserer Ausstellerdatenbank. Auf Ausstellerseite sind aber natürlich andere Tools notwendig, um so ein Event gut zu planen.

Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Punkte, an die man bei der Planung eines Events denken sollte?

Zunächst sollte man wissen, was man mit der Veranstaltung erreichen will. Daran macht sich fest, welche Maßnahmen man umsetzt. Ob man eine Abendveranstaltung daraus macht, oder ob es eine Messebeteiligung ist oder die Teilnahme an einem anderen Event. Man muss frühzeitig mit der Planung anfangen und sich Meilensteine setzen. Eine langfristige Planung ist zu empfehlen, um wirklich ans Ziel zu kommen.

Erfahren Sie hier mehr zum Thema Eventmanagement und wie Sie neue Kunden durch Veranstaltungen gewinnen können.